Najlepsze programy do zarządzania salonem i umawiania wizyt – przegląd popularnych rozwiązań

Przy większej liczbie klientów ręczne prowadzenie zapisów w kalendarzu lub przez telefon szybko przestaje być wygodne. Rozwiązaniem są systemy do rezerwacji i zarządzania biznesem usługowym. W jednym miejscu mogą łączyć terminarz, bazę klientów, płatności, raportowanie czy automatyczne przypomnienia.

Poszczególne platformy różnią się jednak zakresem dostępnych funkcji oraz podejściem do pozyskiwania klientów. Poniżej przedstawiamy kilka popularnych rozwiązań dostępnych dla firm usługowych. Dla zachowania neutralności zestawienie zostało ułożone alfabetycznie.

Booksy Biz

Jednym z najbardziej rozpoznawalnych na polskim rynku rozwiązań przeznaczonych dla biznesów działających w branży usługowej jest Booksy Biz. Platforma jest szczególnie popularna wśród salonów fryzjerskich i kosmetycznych, barberów, stylistów paznokci czy specjalistów wellness, ale może być wykorzystywana również w innych biznesach pracujących w oparciu o wizyty.

Podstawą systemu jest internetowy kalendarz połączony z rezerwacjami online. Klient może samodzielnie sprawdzić dostępne godziny i zarezerwować wizytę bez konieczności kontaktowania się telefonicznie z salonem.

Firma może określać godziny pracy, dostępność konkretnych pracowników, czas trwania usług oraz zasady rezerwowania i anulowania wizyt. Rozbudowana jest również obsługa klientów. System pozwala prowadzić karty klientów, zapisywać historię wizyt, notatki i dodatkowe informacje przydatne podczas kolejnych spotkań.

Dostępne są również automatyczne potwierdzenia i przypomnienia o wizytach oraz lista oczekujących, która może pomóc szybciej zapełnić termin zwolniony przez innego klienta.

Ciekawym rozwiązaniem w Booksy jest połączenie programu do zarządzania biznesem z platformą używaną przez klientów do wyszukiwania usług.

Profil firmy może prezentować ofertę, ceny, zdjęcia, portfolio oraz opinie osób, które skorzystały z usług. Rezerwację można udostępnić również poprzez własną stronę internetową, kod QR czy profile firmy w Google, Facebooku i Instagramie.

W codziennym zarządzaniu przydatne mogą być ponadto:

• płatności i przedpłaty,
• raporty sprzedaży,
• kampanie SMS i e-mail,
• promocje na mniej popularne godziny,
• automatyczne działania marketingowe,
• obsługa kart podarunkowych,
• zarządzanie pracownikami i ich grafikami,
• formularze i oświadczenia klientów,
• narzędzia ograniczające problem nieodwołanych wizyt.

Booksy Biz jest więc rozwiązaniem wykraczającym poza sam elektroniczny kalendarz. Może pełnić rolę centralnego systemu do organizowania bieżącej pracy salonu, komunikowania się z klientami i pozyskiwania nowych rezerwacji.

Calendesk

Calendesk to system rezerwacyjny o dość szerokim zastosowaniu. Może być wykorzystywany zarówno przez branżę beauty, jak i przez fizjoterapeutów, trenerów, konsultantów, szkoły czy firmy prowadzące zajęcia i spotkania.

Klienci mogą rezerwować usługi online przez całą dobę, a przedsiębiorca otrzymuje centralny kalendarz, w którym kontroluje dostępne terminy.

Ważnym elementem systemu są automatyczne powiadomienia. Można wykorzystywać wiadomości e-mail, SMS oraz powiadomienia push, dzięki czemu klient otrzymuje informacje o rezerwacji i zbliżającym się terminie spotkania.

Calendesk daje również możliwość przyjmowania płatności internetowych. Obsługiwane mogą być między innymi karty, BLIK, szybkie przelewy, Apple Pay czy Google Pay. Platforma umożliwia ponadto oferowanie karnetów i subskrypcji, co może być szczególnie interesujące dla biznesów sprzedających cykliczne usługi.

To rozwiązanie warto rozważyć przede wszystkim wtedy, gdy firma potrzebuje elastycznego systemu zapisów, ale niekoniecznie chce ograniczać się do oprogramowania stworzonego wyłącznie z myślą o branży beauty.

Fresha

Fresha to rozbudowana platforma skierowana przede wszystkim do branży beauty i wellness. Łączy klasyczny system rezerwacyjny z funkcjami zarządzania klientami, sprzedażą, płatnościami oraz narzędziami marketingowymi.

System pozwala prowadzić kalendarze wielu pracowników i zarządzać dostępnością usług oraz zasobami. Można również tworzyć listy oczekujących, obsługiwać wizyty grupowe i przyjmować przedpłaty.

Rozbudowane są funkcje związane z klientami. W profilu można przechowywać historię wizyt, notatki czy formularze, a automatyczne wiadomości przypominają klientom o nadchodzących terminach.

Fresha oferuje także funkcje POS, sprzedaż produktów, kontrolę stanów magazynowych, karty podarunkowe, pakiety i subskrypcje. Firma może przyjmować płatności internetowe i płatności na miejscu.

Na uwagę zasługują również narzędzia marketingowe. Dostępne są m.in. kampanie e-mail, segmentacja klientów, promocje, program lojalnościowy oraz mechanizmy zachęcające nieaktywnych klientów do ponownej rezerwacji.

Podobnie jak Booksy, Fresha posiada własny marketplace, na którym użytkownicy mogą wyszukiwać firmy i rezerwować usługi. Rezerwacje można także pozyskiwać poprzez własną stronę, media społecznościowe oraz integrację z Google.

Fresha będzie interesującą propozycją szczególnie dla salonów, które oprócz kalendarza potrzebują bardziej rozbudowanego systemu sprzedaży, magazynu i obsługi klienta.

Reservio

Reservio jest bardziej uniwersalnym systemem rezerwacji, dlatego może być stosowany zarówno w salonach kosmetycznych czy fryzjerskich, jak i w gabinetach, klubach sportowych, szkołach czy innych firmach świadczących usługi na konkretną godzinę. 

Platforma oferuje kalendarz internetowy oraz możliwość przyjmowania rezerwacji 24 godziny na dobę. Firma może przygotować własną stronę rezerwacyjną, udostępniać klientom bezpośrednie linki do konkretnych usług albo umieszczać formularz rezerwacji na istniejącej stronie internetowej.

Wśród pozostałych funkcji znajdują się:

• zarządzanie klientami i historią wizyt,
• grafiki pracowników,
• płatności online,
• system POS,
• automatyczne przypomnienia e-mail i SMS,
• zarządzanie sprzedażą i produktami,
• integracje z zewnętrznymi kalendarzami,
• aplikacja mobilna dla właściciela firmy.

Reservio pozwala również generować linki i kody QR prowadzące bezpośrednio do rezerwacji. Może to być przydatne np. na wizytówkach, ulotkach, w mediach społecznościowych lub w kampaniach reklamowych.

To stosunkowo uniwersalne rozwiązanie, które może odpowiadać zarówno niewielkiemu jednoosobowemu gabinetowi, jak i firmie zatrudniającej kilku pracowników. Niestety w trakcie pisania tekstu platforma była niedostępna, nie wiem jednak czy to chwilowa czkawka, czy system kończy swój żywot.

SimplyBook.me

SimplyBook.me jest kolejnym rozwiązaniem, które nie koncentruje się wyłącznie na jednym rodzaju działalności. System można dostosować zarówno do salonu fryzjerskiego czy kosmetycznego, jak i gabinetu fizjoterapii, trenera, placówki medycznej czy firmy prowadzącej zajęcia.

Podstawą jest spersonalizowana strona rezerwacyjna. Firma określa dostępność usług i pracowników, a klient wybiera dogodny termin przez internet.

System umożliwia automatyczne wysyłanie potwierdzeń i przypomnień e-mail, SMS oraz – w wybranych przypadkach – powiadomień push. Możliwe jest również przyjmowanie płatności online oraz integracja z popularnymi operatorami płatności.

SimplyBook.me wyróżnia się liczbą dodatkowych modułów. W zależności od sposobu prowadzenia firmy można korzystać m.in. z:

• kuponów i kart podarunkowych,
• pakietów usług,
• członkostw,
• sprzedaży produktów,
• rezerwacji grupowych,
• powtarzających się rezerwacji,
• formularzy,
• systemu POS,
• statystyk biznesowych,
• synchronizacji z zewnętrznymi kalendarzami,
• integracji przez API.

Dzięki temu oprogramowanie można stosunkowo mocno dopasować do specyfiki konkretnej firmy.

Jak wybrać program do zarządzania salonem?

Nie istnieje jeden system, który będzie najlepszy dla każdego biznesu. Innych funkcji potrzebuje jednoosobowy fryzjer przyjmujący kilkunastu klientów tygodniowo, innych duży salon zatrudniający kilkanaście osób, a jeszcze innych gabinet fizjoterapii.

Przed wyborem konkretnego rozwiązania warto zwrócić uwagę przede wszystkim na kilka kwestii.

Rezerwacje online. Klient powinien móc łatwo znaleźć wolny termin i zarezerwować usługę również poza godzinami pracy firmy.

Przypomnienia o wizytach. Automatyczne SMS-y, e-maile lub powiadomienia mogą ograniczyć liczbę klientów zapominających o umówionym terminie.

Obsługa pracowników. Przy większym zespole istotne jest prowadzenie oddzielnych grafików oraz przypisywanie konkretnych usług do odpowiednich osób.

Baza klientów. Historia wizyt, notatki czy informacje o wcześniejszych usługach pozwalają znacznie sprawniej obsługiwać powracających klientów.

Płatności i przedpłaty. Możliwość pobrania części lub całości należności już podczas rezerwacji może ograniczyć straty wynikające z nieodwołanych wizyt.

Marketing. Dla części salonów ważne będą kampanie SMS i e-mail, promocje czy programy lojalnościowe. Inne mogą bardziej skorzystać z obecności w marketplace, gdzie użytkownicy samodzielnie szukają dostępnych usług.

Raportowanie. W większym salonie warto kontrolować liczbę rezerwacji, obroty, popularność usług czy wyniki konkretnych pracowników.

Kalendarz to dziś dopiero początek

Nowoczesne oprogramowanie dla salonów coraz rzadziej ogranicza się do funkcji elektronicznego terminarza. System może obsługiwać dużą część ścieżki klienta – od znalezienia firmy i sprawdzenia opinii, poprzez rezerwację i przypomnienie o wizycie, aż po płatność i zachętę do ponownego skorzystania z usługi.

Booksy Biz, Calendesk, Fresha, Reservio i SimplyBook.me realizują te zadania na różne sposoby. Przed wyborem konkretnej platformy najlepiej więc określić, które funkcje są rzeczywiście potrzebne w codziennej pracy.

W niewielkim gabinecie wystarczający może być prosty terminarz z rezerwacją online i przypomnieniami. W większym salonie znacznie większe znaczenie będą miały zarządzanie zespołem, płatności, baza klientów, raportowanie oraz działania marketingowe.

Najlepszy system to ostatecznie nie ten z największą liczbą funkcji, ale ten, który pozwala ograniczyć pracę administracyjną, sprawnie zapełniać kalendarz i poświęcić więcej czasu klientom.